İşverenin özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü İş Kanununun 75. maddesinde açıkça düzenlenmiştir: “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

Buna göre, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemekle yükümlüdür. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunların istendiği zaman yetkili mercilere göstermek zorundadır.

Öte yandan işveren işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

İşverenin özlük dosyası düzenlememesinin yaptırımı idari para cezasıdır.

İşçi özlük dosyasında hangi belgeler bulunur ?

İşçi özlük dosyasında hangi belgelerin bulunması gerektiği Kanunda açıkça ifade edilmemiştir. Bununla birlikte işverenin söz konusu idari para cezasına muhatap olmaması veya herhangi bir hukuki uyuşmazlıkta ispat sorunu yaşamaması için ilgili dosya içeriğinde, işçinin kimlik bilgilerine ilişkin olarak kimlik fotokopisi veya nüfus kayıt örneği, ikametgâh belgesi, işçinin eğitim durumunu gösterir belge, iş akdi, işe girişte alınması gereken sağlık raporu, bazı işkolları için periyodik olarak sağlık muayenelerinden geçirildiklerine dair rapor, işçi engelli ise buna ilişkin sağlık raporu,  engelli işçi için Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğünde müracaat kayıt evrakı, adli sicil kaydı, ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti, herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı, fazla çalışma için işçinin onayının alındığı yazı (her takvim yılının başında alınan onay yazıları), işçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı, çalışma belgesi (işten ayrılan işçiler için), SGK işe giriş ve işten ayrılış bildirgeleri, yıllık ücretli izin defteri, iş ilişkisi içinde işçinin almış olduğu geçici iş göremezlik raporları, iş ilişkisi içinde tutulmuş olan her türlü tutanak ve işin gereklerine göre bulunması gereken diğer evrakları bulundurması gerekir.